Fini le téléphone unique
Les appels sonnent chez toute l’équipe, pas sur une seule ligne fixe ou un seul portable.
Ne manquez plus les appels clients sans recruter
Un appel manqué, c’est souvent un client qui a essayé une fois puis appelé ailleurs. Pour une petite équipe, la solution est rarement un recrutement : il s’agit de faire en sorte que chaque appel puisse joindre quelqu’un de disponible, et que ceux que personne n’a pris soient visibles et rappelés.
L’appelant patiente
Une file avec musique et annonces retient l’appelant pendant qu’un collègue se libère.
Chaque appel manqué est visible
Les appels manqués arrivent dans une liste partagée avec un bouton de rappel, et le compteur du jour s’affiche en direct.
D’où viennent les appels manqués
L’appel sonne sur un téléphone dont le propriétaire est occupé. Il arrive après la fermeture, sans message. Il tombe sur le portable du responsable ou le WhatsApp de quelqu’un, et personne d’autre ne le sait. Chaque cas est un problème d’acheminement, pas d’effort.
- Un seul téléphone sonne alors que le collègue libre ne l’entend pas
- Silence ou sonnerie sans fin quand tout le monde est occupé
- Aucune information pour les appels hors horaires
- Les appels manqués restent sur des téléphones personnels
Corriger l’acheminement, puis rendre visibles les manqués
D’abord, réunir les appels sur un numéro qui sonne chez qui est libre et met l’appelant en file quand personne ne l’est. Ensuite, ajouter vos horaires : hors ouverture, l’appelant entend quand vous êtes joignable et peut laisser un message.
Enfin, les appels encore manqués arrivent dans une liste partagée, avec un bouton de rappel. Un responsable voit la file en direct et peut écouter, guider ou rejoindre un appel.
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L’essentiel avant de vous lancer
Comment voir les appels que nous avons manqués ?
Les appels sans réponse apparaissent comme manqués dans l’historique, avec un bouton pour rappeler. L’écran en direct compte aussi les appels abandonnés du jour en haut de chaque file.
Que se passe-t-il quand personne ne répond ?
Vous le décidez dans le parcours : faire sonner une autre équipe, garder l’appelant en file avec musique jusqu’à une durée limite, l’envoyer vers la messagerie ou diffuser un message.
Est-ce adapté à une équipe de trois personnes ?
Oui. Les offres démarrent à trois agents, et les administrateurs et superviseurs ne comptent pas comme agents.